Nie jestem bardzo zorganizowaną i produktywną osobą. Powiedziałabym raczej, że moje życie to ciągła walka o to, żeby być bardziej zorganizowaną. Jest to naprawdę walka. Każdy system, którego się trzymam w końcu pada, więc sekret polega tylko na tym, żeby te upadki akceptować i się z nich podnosić. Pomimo dość namiętnego czytania książek na temat zarządzania czasem nie znalazłam żadnego systemu, w którym wytrzymałabym naprawdę długo. Za to od jakiegoś czasu trzymam się kilku prostych technik i narzędzi, dzięki którym udaje mi się prowadzić z wyzwaniami, które stawia przede mną życie, całkiem wyrównaną walkę.
Od dłuższego czasu pracuję też zdalnie, co obecnie okazało się bardzo przydatną umiejętnością. Uważam przy okazji, że to właśnie w pracy zdalnej umiejętność samodzielnego planowania, rozliczania siebie i tworzenia własnych systemów, które ułatwiają produktywność jest kluczowa. Możliwość decydowania o tym kiedy się kończy i zaczyna pracę może być wielką zaletą, albo wielką wadą, w zależności od tego na ile potrafimy dobrze planować czas.
1. Objectives and Key Results
Parę lat temu szukałam dobrego sposobu tworzenia planów dla osób w moim zespole i po zapoznaniu się z różnymi alternatywami zdecydowałam się na OKRy. Podoba mi się zakładanie, że plany mają być ambitne – to najlepiej oddaje ducha naszej pracy. W skrócie takie planowanie polega na tym, że co 3 miesiące (lub inny okres czasu) każdy planuje od 3 do 5 głównych celów (Objectives) i do każdego z tych celów dobiera wyniki (Key Results), przy pomocy których będzie można stwierdzić, że cel został osiągnięty.
Najbardziej cenną częścią tego systemu jest dla mnie sam okres planowania i dopracowywania sposobów mierzenia sukcesu, zastanawiania się czy są odpowiednio ambitne, ale też realistyczne. Czasami ciężko zatrzymać się i skupić na planowaniu, więc cieszę się, że mamy system, który wymusza to regularnie na każdej osobie. To zawsze dobra okazja do przedyskutowania czy dana kampania zmierza w dobrym kierunku i przemyślenia priorytetów. Z kolei podsumowywanie poprzedniego okresu jest też świetnym momentem do refleksji nad tym co się udało osiągnąć – nawet w niezbyt udanym okresie udało się wykonać jakieś kroki do przodu.
2. Narzędzia online
Jako organizacja do pracy zdalnej używamy Slacka (do komunikacji), Trello (jako tablicy do planowania zadań) i Toggl Plan (do kontrolowania ilości przepracowanych godzin i łatwego sprawdzania co dana osoba w danym dniu robi).
Niezależnie od działania na narzędziach używanych wspólnie, sama również używam Trello do planowania własnej pracy. Kiedy moje OKRy na kolejne 3 miesiące są gotowe, przerzucam je w całości na prywatne Trello poświęcone pracy zawodowej. Każdemu celowi nadaję inny kolor, a każdy wynik to osobna kartka, do której mogę dodawać też komentarze, załączać dokumenty, tworzyć checklisty, itd. Kiedy zaczynam rano pracę, otwieram Trello i widzę od razu nad czym pracuję, które zadania są następne. Wygląda to mniej więcej tak:
Samodzielnie kontroluję też czas spędzany na różnych zadaniach używając Toggl. Kiedy mam plany na 3 miesiące, tworzę w Toggl projekty – każdy cel (Objective) to inny projekt. Tworzę też projekty związane z nauką języków, albo innymi zadaniami na których regularnym wykonywaniu mi zależy. Kiedy zaczynam pracować nad jakimś zadaniem, wpisuję je do tej aplikacji i wybieram projekt, do którego realizacji ta czynność prowadzi. Toggl mierzy czas, aż do momentu kiedy go zatrzymam.
Wielką zaletą pracy z Toggl jest to, że dużo lepiej widzę nad czym faktycznie spędzam czas – to pomaga również w podejmowaniu decyzji o tym ile czasu zarezerwować w przyszłości na podobne zadania. Myślę, że takie narzędzie jest szczególnie istotne przy pracy zdalnej, bo bardzo często nie pracujemy siedząc przy komputerze w ściśle wyznaczonych godzinach. Niezależnie od tego jak często przerywam pracę nad jakimś projektem, będę w stanie łatwo sprawdzić ile faktycznie danego dnia już nad nim przepracowałam.
Zauważyłam, że Toggl ułatwia mi też pracę nad rzeczami, których nie lubię robić. Zakładam na przykład, że będę nad czymś pracowała w danym dniu przez godzinę. Nawet przerywając, mogę łatwo stwierdzić czy się do pełnej godziny udało dobić, czy nie. Kiedy nie skupiam się na tym, że muszę robić coś czego nie lubię, tylko na tym, że czas który sobie na to przeznaczyłam jest ograniczony i jak się zmobilizuję, to może uda mi się skończyć szybciej i mieć to za sobą, jest mi naprawdę łatwiej.
To też mój największy life hack jeśli chodzi o sprzątanie. Nastawiam stoper na 15 minut i sprzątam jak najwięcej mogę przez ten czas. Czasami zdarza mi się wpaść w rytm i spędzić na tym więcej czasu, ale w większość dni jest to tylko 15 minut i dzięki temu, że jest to mierzalny i ograniczony czas, to (prawie) zawsze mogę się do tego zmobilizować i tylko dlatego jeszcze nie zjadły nas karaluchy.
3. Praca offline
Po tym jak pochwaliłam już różne narzędzia internetowe to dodam, że kocham pracę offline. Mój telefon jest prawie zawsze wyciszony, wyłączyłam wszystkie powiadomienia – zarówno na telefonie, jak i komputerze. Jeden dzień w tygodniu w miarę możliwości planuję jako dzień bez spotkań online i jestem wtedy mało dostępna na Slacku. Swoje plany mam zawsze spisane nie tylko na Trello, ale również w papierowym kalendarzu. Bardzo lubię siedzieć z kartką papieru i planować bez patrzenia się w ekran, mam poczucie, że lepiej mi się po prostu myśli kiedy telefon i komputer są daleko, a ja siedzę sama z notesem.
To bardzo ważne, żeby pamiętać, że praca zdalna nie musi być pracą w której jesteśmy przez cały czas online. Często najbardziej wartościowe rzeczy robimy bez komunikowania się z innymi, a dochodzące regularnie powiadomienia z komunikatorów czy poczty elektronicznej uniemożliwiają skupienie się.
4. Planowanie czasu wolnego
Bardzo lubię swoją pracę. Myślę, że do tego stopnia, że kiedy jestem chora i nie powinnam pracować, to po trzecim odcinku serialu marzę o tym, żeby po prostu zająć się rzeczami, które robię na codzień. Do tego jestem naprawdę ambitna, więc mam mocne zadatki na przepracowywanie się. Staram się jednak być rozsądna i dawać dobry przykład innym, więc biorę też wolne. Być może moja sytuacja nie jest typowa, ale wiem też, że nie jestem jedyną osobą, która uważa swoją pracę za ciekawszą i bardziej satysfakcjonującą od wielu rzeczy, które można robić dla rozrywki. Jakiś czas temu zaczęłam poświęcać więcej czasu świadomemu planowaniu czasu wolnego i mam poczucie, że to naprawdę ułatwia mi dobre wykorzystywanie czasu wolnego i faktyczny odpoczynek.
Za każdym razem kiedy planuję projekty związane z pracą na kolejne 3 miesiące, poświęcam też czas na zaplanowanie rzeczy, które chcę zrobić w czasie wolnym. Nie traktuję tego jako kolejnego bata nad sobą, ale raczej jak maksymalizowanie przyjemności z robienia fajnych rzeczy. Zastanawiam się nad tym czego w moim życiu brakuje teraz najbardziej i wpisuję to jako plan do wykonania. Na koniec powstaje lista zadań, które są przyjemne i patrzenie na nią jest ekscytujące.
Przykłady rzeczy, które wpisuję jako plan na czas wolny: zagranie w grę planszową, którą kupiłam i nie miałam czasu otworzyć, znalezienie i wypróbowanie 10 nowych przepisów, kupienie sobie jakiejś fajnej kawy z dobrej palarni, weekendowa wycieczka do innego miasta tylko dla przyjemności, przeczytanie kilku książek, które nie są związane z pracą, wyjazd na obóz sportowy, pójście do teatru, nauczenie się czegoś o kwiatkach doniczkowych i wybranie kilku, których uda mi się nie zabić, umówienie się z dawno niewidzianymi osobami na spotkanie. Bardzo polubiłam takie planowanie i mam poczucie, że dzięki niemu mój czas wolny spędzam dużo lepiej i jestem szczęśliwsza.
Może to już jest kwestia wieku, ale czuję jak szybko czas leci, więc nawet jeśli dobra organizacja zadań i poprawianie produktywności są dla mnie ciągłym wyzwaniem, to planuję cały czas stawiać temu wyzwaniu czoła.